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WAS SIE IM VORFELD IHRER MESSEBETEILIGUNG WISSEN MÜSSEN.



Soll ich oder nicht?
Sie überlegen, ob Sie überhaupt auf eine Messe gehen wollen? Prüfen sie von Ihrer Entscheidung folgende Faktoren:
 
• Passt Ihr Angebot zur Messethematik?
• Nehmen Ihre Hauptkonkurrenten ebenfalls an dieser Messe teil?
• Gibt es in Ihrem Programm Neuheiten, die Sie Ihren Kunden vorstellen wollen?
• Hat sich der in- und ausländische Wettbewerb in Ihrem Markt verschärft?
• Gibt es neue Kundenkreise, die Sie mit einer Messebeteiligungen gewinnen können?
• Passt der Termin zu Ihrer Produktions- und Absatzplanung?
• Sieht Ihr Kostenplan überhaupt Mittel für eine Messebeteiligung vor?
• Erwarten Ihre Kunden, dass Sie auf dieser Messe vertreten sind?


Wo kann ich noch fragen?
Sie haben die wichtigsten Fragen für sich beantwortet. Einiges fehlt aber noch. Dann erkundigen Sie sich doch einfach bei Experten, die sich mit Messebeteiligungen auskennen. Hier einige Vorschläge:


• Verbände/Verbandsveröffentlichungen
• Ihre Industrie- und Handelskammer
• Veröffentlichungen in Fachzeitschriften
• Die mitveranstaltende Messegesellschaft. Sie kann Ihnen eine Liste früherer und bisheriger
  Aussteller schicken, Sie über Besucherzahlen, Besucherherkunft und –struktur informieren oder
  Meinungen von Besuchern und Ausstellern bereithalten.
• Ihre Kunden (Fragen Sie gute Partner ruhig offen um ihre Meinung.)
• Ihre Vorlieferanten (haben oft einen sehr guten Branchenüberblick)


Was sind meine Ziele?
Sie sind sich jetzt sicher, an der Messe teilzunehmen. Nun brauchen Sie ganz klare Messeziele. Hier eine mögliche Auswahl:


• Ich möchte das Firmenimage innerhalb meiner Branche positiv beeinflussen.
• Ich möchte neue Produkte präsentieren.
• Ich möchte meine Konkurrenzfähigkeit überprüfen.
• Ich möchte meine weiterentwickelten Produkte vorstellen.
• Ich möchte Produktideen oder Weiterentwicklungen testen.
• Ich suche neue Handelspartner oder Handelsvertreter.
• Ich möchte bestehende Kontakte pflegen.
• Ich möchte neue Kontakte ins In- und Ausland knüpfen.
• Ich möchte meine Produkte- und Sortimentsgestaltung überprüfen.
• Ich hoffe auf konkrete Geschäftsabschlüsse.
• Ich habe noch andere Ziele: ................................................................


Wie muss ich mich anmelden?
Die Entscheidung ist gefallen, die Ziele stehen fest. Jetzt geht es ins Detail:

• Sie benötigen die notwendigen Unterlagen, unter anderem die Teilnahmebedingungen und die
  Anmeldeformulare.
• Bitte beachten Sie die festgelegten Anmeldeschluss-Termine.
• Sollten Sie aus bestimmten Gründen Ihre Anmeldung nicht rechtzeitig abgeben können,
  verhandeln Sie mit der Messegesellschaft. Sie erhalten dann eine Option auf eine Stanfläche, die
  für eine bestimmte Zeit reserviert wird.
• Gehen Sie auf eine Messe im Ausland, denken Sie bitte daran: Dinge, die vergessen wurden,
  können vor Ort oft nicht mehr beschafft oder organisiert werden. Deshalb erfordert die  
  Messebeteiligung außerhalb der Landesgrenzen eine besondere Sorgfalt.
• Unterlagen und Teilnahmebedingungen für die Beteiligung an einer Messe erhalten Sie von der
  jeweiligen Messegesellschaft oder den jeweiligen Messervertretern.


Was kostet mich das alles?
Messen gibt es nicht zum Nulltarif. Eine sorgfältige Vorkalkulation hilft aber, die Kosten richtig einzuschätzen. Die wichtigsten Ausgabeposten:


• Art des Standes
• Aktivitäten auf dem Stand
• Standgestaltung
• Personalbesetzung
• Besucherwerbung vor der Messe
• Pressearbeit
• Besucheransprache
• Bewirtung am Stand
• Transporte zur Messe und zurück
• Auf- und Abbau des Standes
• Standunterhaltung
• Reserve


Wie werde ich aktiv?
Sie wollen sich an der Messe beteiligen. Aber was möchten Sie an Ihrem Stand zeigen, wie auf Ihre Produkte aufmerksam machen?


• Ich möchte welche Produktengruppen oder Produktlinien herausstellen?
• Wie möchte ich die Exponate auf dem Stand demonstrieren?
• Welche Kundenveranstaltungen (Vorträge, Empfänge, Filmvorführungen) plane ich?
• Möchte ich auf dem Stand eine Pressekonferenz durchführen?

Daraus ergibt sich dann der Platzbedarf (in Quadratmeter): Für die Exponate selbst, für die Besprechungskabinen, für Sitzecken, für die Küche, für Gar-derobe und Abstellraum, für das Druckschriftenlager, für notwendige Freiräume, für einen Filmvorführraum usw.


Möchte ich in die Ecke?
Stand ist nicht gleich Stand. Einer will lieber in die Ecke, der anderer auf jeden Fall auf das Freigelände. Die wichtigsten Standarten sind:


• Reihenstand
• Eckstand
• Kopfstand
• Blockstand
• Zweigeschossiger Stand
• Stand auf dem Freigelände

Beachten Sie bei der Auswahl Ihres Standes die Teilnahmebedingungen und Anmeldeformblätter. Lesen Sie sich die Aufbaubestimmungen gründlich durch. Sie beeinflussen unter Umständen Größe, Höhe und Ausstattung Ihres Standes entscheidend mit. Zusammen mit Ihrer Messezulassung erhalten Sie einen Lageplan, auf dem Ihr Stand in der entsprechenden Halle oder auf dem Freigelände angegeben ist.

Zusammen mit Ihrer Messezulassung erhalten Sie einen Lageplan, auf dem ihr Stand in der entsprechenden Halle oder auf dem Freigelände angegeben ist.

Schauen Sie sich möglichst lange vor der Messe den zugeteilten Platz an und lassen sich er-läutern, wie der Besucherstrom erfahrungsgemäß durch die Halle verläuft. Durch rechtzeitige Gespräche mit der Messeleitung können Sie den Standort oft noch verändern lassen.

Prüfen Sie, ob Sie den Standbau und die Standgestaltung durch eigene Mitarbeiter oder durch externe Firmen durchführen lassen wollen. Fordern Sie von der Messegesellschaft Angebote zum Standbau an, beispielsweise ein Prospekt.


Wen nehme ich?
Was nützt der schönste Stand mit den besten Produkten, wenn kein qualifiziertes Per-sonal die Besucher betreut? Leben Sie deshalb auf diesen Punkt ein besonderes Augenmerk.


Treffen Sie frühzeitig Ihre Wahl und differenzieren Sie dabei zwischen eigenem Personal (einschließlich Außendienst) und Aushilfspersonal. Kriterien für eigene Mitarbeiter:
• Marktkenntnis
• Produktkenntnis
• Kundenkenntnis
• Kenntnis der eigenen Organisation
• Verhandlungsgeschick
• Fremdsprachenkenntnisse

Überlegen Sie: Wie viele Mitarbeiter brauche ich? Und welche Kosten entstehen mir (Reisekosten, Spesen, Übernachtungskosten)? Kriterien für Aushilfspersonal: (abhängig davon, welche Aufgaben erfüllt werden sollen)
• Branchenkenntnis
• Technische Grundkenntnis
• Kontaktfreudigkeit
• Fremdsprachenkenntnis
• Küchenerfahrung (auf Messen)


Wen muss ich einladen?
Stellen Sie sich vor: Sie sind auf der Messe – und keiner weiß es.

Für Ihren Erfolg ist es notwendig, rechtzeitig vor der Messe Ihre Kunden und Interessenten, die Sie erreichen wollen, einzuladen. Die Messegesellschaft oder Messevertretung hilft Ihnen, qualifizierte Besucher an Ihren Stand zu bringen, auch mit Hilfe von Anzeigen in der in- und ausländischen Presse oder in Fachzeitschriften. Sie mobilisiert Ihr Netz von Auslandvertre-tungen und stellt Ihnen für Ihre Aktivitäten Prospekte, Kundeneinladungen, Plakate und andere Werbemittel zur Verfügung.

Verwenden Sie möglichste viele Elemente der Messegesellschaft. Denn gemeinsam wirbt es sich besser. Profitieren Sie vom Werbeeinsatz der Messegesellschaft. Sie können aber auch noch eigene Wege beschreiten, um Kunden einzuladen: durch Briefe und Karten und durch eigene Anzeigen.

Planen Sie bei der Kalkulation auch Portokosten für eigene und kostenlose Werbemittel ein.


Ich und Journalisten?
Presse – lieber nicht. Wer so denkt, verschenkt vieles. Denn eine gezielte Pressearbeit kann Ihnen entscheidend helfen.


Die Presseabteilung der Messegesellschaft informiert die Medien im Vorfeld kontinuierlich über das Angebot, über Neuheiten und Besonderheiten der Ausstellern. Nehmen Sie deshalb vor der Messe Kontakt zur Pressestelle auf. Halten Sie für die Dauer der Messe Pressemappen bereit, die von den Journalisten sowohl an Ihrem Stand als auch im Pressezentrum abgefordert werden können. Dazu können Sie Pressefächer im Pressezentrum mieten.

Was soll in eine Pressemappe?
• Kurzdarstellung Ihrer Firma
• Vorstellung der ausgestellten Produkte und Verfahren
• Hochglanzfotos (13x18cm) von Produkten, Grafiken, eventuell Fotos von Personen
• Ansprechpartner für die Presse während der Messe und im Unternehmen (mit Telefonnummern)
• Termine für vorgesehene Pressekonferenzen und –gespräche. Geben Sie diese im Vorfeld auch
  der Messegesellschaft bekannt.

Verwenden sie für die Pressemappe keine Kundenprospekte und Werbematerialien.


Was biete ich an?
Wer Sie an Ihrem Stand besucht, möchte auch etwas mitnehmen. Nicht nur einen guten Eindruck, sonder auch Gedrucktes.

 
Ihre Messebesucher erwarten von Ihnen Erinnerungshilfen oder Dokumentationen. Sie müssen rechtzeitig vorbereitet werden. Möglich wären:
• Einfache Streuprospekte, die keinen hohen finanziellen Aufwand erfordern
• Technische Blätter mit detaillierten Einzelinformationen zu bestimmten Produkten
• Prospekte und Kataloge, die Ihr Angebot umfassend darstellen (evtl. mehrfarbig und
  mehrsprachig)
• Werbegeschenke, möglichst im Zusammenhang mit Ihrer Produktpalette

Sparen Sie nicht an der falschen Stelle. Je interessanter und informativer Ihre Erinnerungshilfen sind, um so mehr bleiben Sie im Bewusstsein der Messebesucher. Denken Sie bei Standkontakten auch daran, Gesprächsnotizen anzufertigen und eine entsprechende Anzahl davon zu kopieren. Sie können dann während und nach der Messe an die verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen verteilt werden. Notieren Sie auch genau, welche Besucher noch weitere Informationen wünschen und erfüllen Sie dies Wünsche schnellstmöglich.


Wohin mit der Küche?
Liebe geht durch den Magen. Und auch beim Messeerfolg spielt Kulinarisches eine Rolle.

Die Entscheidung über den Küchenumfang ist abhängig von der Frage: Wie will ich auf dem Stand bewirten? Bei größeren Ständen ab 60m2 empfiehlt sich der Einbau einer Küchennische. Legen Sie fest, was und wie viel Sie anbieten wollen:
• Alkoholfreie und alkoholische Getränke
• Kleine Schnellgerichte
• Gebäck
• Rauchwaren


Was muss ich transportieren?
Denken Sie bei der Kalkulation auch an die Transporte für den Auf- und Abbau des Messestandes.

Transportiert werden müssen:
• Standbauelemente
• Standausrüstungen
• Exponate
• Unterlagen

Beachten Sie auch Kosten für die Leergutlagerung. Überlegen Sie, ob die Transporte ausreichend abgesichert sind und ob eventuell Zollgebühren hinzukommen.


Marke Eigenbau oder im Paket?
Selbst ist der Mann/Frau. Doch Vorsicht: Wer beim Standbau selbst die Regie übernimmt, muss genau rechnen.


Wenn Sie Ihren Stand von einem fremden Standbauer oder von der Messegesellschaft errichten lassen, sind alle anfallenden Kosten in der Regel im Pauschalangebot enthalten. Planen und errichten Sie Ihren Stand selbst, müssen Sie folgende Kostenarten berücksichtigen:
• Montage
• Schreiner
• Anstreicher/Tapezierer
• Elektriker (Strom)
• Installateur (Wasser, Gas, Telefon, Druckluft)
• Eigenes Personal
• Demontage


Womit muss ich noch rechnen?
Nicht nur der Messestand an sich, sondern auch seine Unterhaltung kostet Geld.


Folgende Kosten fallen an:
• Reinigung
• Bewachung
• Strom
• Wasser
• Gas
• Druckluft
• Telefon
• Diebstahlversicherung
• Reserve

 

 

   
| © M-TEC Handelsges.m.b.H. - www.messeservice.at 2006